POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN TORRE MIRANDA
Teléfono domicilio principal: 601 884 41 61/ 350 576 4418
Responsable: KUAN S.A.S;
Nit: 900.388.120-6
Dirección del domicilio principal: KM 2,5 VÍA CENTRO CHIA -CAJICÁ/FRENTE HACIENDA FONTANAR.
Correo electrónico: administracionkuan@grupomiranda.co
Página web: https://torremiranda.com/
KUAN SAS ., es una empresa comprometida con el cumplimiento estricto de la normatividad en materia de datos personales, como responsable del tratamiento de datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de comercialización y contacto. Dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En virtud de ello, KUAN SAS, ha establecido el presente MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES (En adelante “EL MANUAL” ), el cual contendrá a nivel general los derechos que les asisten a los titulares de los datos privados, públicos, semiprivados, protección a los sensibles y el tratamiento, los mecanismos para hacer valer sus Derechos de conformidad con la normatividad vigente, en los siguientes términos. Se permite informar a continuación su política para el tratamiento de la información y datos personales que reposan en sus bases de datos:
LEY APLICABLE
El presente MANUAL ha sido desarrollado en desarrollo de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, que consagran el Derecho Fundamental al Habeas Data, la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y el Decreto 1377 de 2013 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012».
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en EL MANUAL serán aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos sobre las cuales KUAN SAS., desarrolla tratamiento o sea responsable, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, que complementan o actualizan.
OBJETO DEL MANUAL
El MANUAL desarrolla las obligaciones contenidas en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los cuales regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre “Políticas de Tratamiento”, el dispone cual que “Los responsables del tratamiento deben desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.
DEFINICIONES
Para efectos de dar claridad y transparencia a la lectura del presente MANUAL, se desarrollarán las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén algunas a reserva.
• Datos sensibles: Se trata de aquella información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos. biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones de datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN ALGUNOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.
KUAN SAS reconoce que usted como Titular de los datos personales, tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Agencia. Es importante que usted tenga en cuenta que su información o datos personales son utilizados por: KUAN SAS para:
• Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la Agencia.
• Permitir el intercambio comercial por medio de transacciones en línea o pagos vía web.
• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• Enviar y recibir mensajes con multas comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
• Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
• Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponde a la Agencia.
• Registrar la información de Empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de la Agencia.
• Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de la Agencia.
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre usted y la Agencia.
• Multas publicitarias o comerciales que se pactan con la Agencia.
• Responder y cumplir los requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización: La Coordinación administrativa y operativa, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de KUAN SAS, están obligados a reportar estas bases de datos al área de Dirección Administrativa y Financiera Nacional, o ante el caso de cumplir las condiciones impuestas por la Superintendencia de industria y comercio (SIC), y al comité o el encargado de los datos o quienes a su vez se encargarán de dar solución a las diferentes peticiones, quejas o reclamos que sean presentados por parte de los Titulares de la información, para que ejerzan sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
• Área / persona responsable: Coordinación administrativa y operativa KUAN.
• Correo electrónico y PQRS: administracionkuan@grupomiranda.co
• Publicada en la página web https://torremiranda.com/
Le recordamos que Usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y que le asiste el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, dirigiendo un correo electrónico al correo electrónico administracionkuan@grupomiranda.co . Así mismo, en el evento en que se considere que KUAN SAS, dio un uso contrario al autorizado ya las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida administracionkuan@grupomiranda.co , oa el siguiente enlace web https://torremiranda.com/. También puede contactarse con la persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, mencionada anteriormente.
AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que está puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad, deberá contener la siguiente información:
• La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
La autorización de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de KUAN SAS., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. En virtud de ello, se han establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización y la correcta información (capacitación) sobre dicho consentimiento. Para tales multas KUAN SAS., podrá emplear medios físicos, electrónicos, de audio, video o en cualquier otro formato que permita garantizar la constancia de dicha autorización, de acuerdo a lo contenido en la Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para finos determinados y conocidos, como que tiene la opción de cualquier conocer a los mismos y el uso específico que de ellos se ja dado.
Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.
EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES KUAN SAS
realizará el Tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores y clientes. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad contemplados en la Ley, la recolección de datos personales por parte de KUAN SAS, se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. KUAN SAS, tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. De igual forma la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías, por razones de seguridad, administrativas. y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. KUAN SAS., adoptado los casos del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales incluso similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Agencia sobre la materia. El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:
• Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a carga de KUAN SAS, tales como pagos de nómina, pagos e informes al sistema general de seguridad social, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechos por el Titular de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado. Invitarlos a actividades o en las que sean partícipes de las mismas y también a sus familiares, invitación a que hagan parte de las actividades de entrenamiento, jornadas de capacitación, invitación a participar de actividades de integración y recreación.
• Tratamiento de datos personales de Proveedores: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de KUAN SAS., tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
• Tratamiento de datos personales de Clientes: El Tratamiento de datos personales de Clientes, tiene el propósito de que KUAN SAS., pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su carga, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. Usaremos sus datos personales para invitarlos a que asistan a actividades de los entrenamientos, prestar servicio y ser apoyo como Staff y Senior, Invitarlos para que hagan parte y sean apoyo al desarrollo de las actividades propias del entrenamiento, para que hagan parte de las actividades propias de los entrenamientos, invitaciones a compartir espacios de integración de la comunidad.
• Tratamiento de datos personales de Copropietarios: El Tratamiento de datos personales de Copropietarios, tiene el propósito de que KUAN SAS, pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su carga, tales como facturación, reportes de pagos o comunicaciones, así como interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. Así como respuestas a solicitudes previas realizadas por cada propietario u ocupante.
• Tratamientos de datos personales de Visitantes: El tratamiento de los datos personales de los visitantes tiene como propósito de que KUAN SAS, pueda validar si su estadía allí corresponde con el propósito, el lugar y ocupante, así mismo como su autorización previa de ingreso y registro de su visita.
Nota: Usaremos sus datos personales para invitaciones empresariales, eventos o reuniones, asambleas, capacitaciones, actividades de integración y mantener informados de lo acontecido con KUAN SAS.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
•Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto ).
El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, deberá KUAN SAS:
• Informar al titular que por tratarse de dat
os sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre Datos Personales sensibles.
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, KUAN SAS., sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los requisitos anteriores, KUAN SAS., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a KUAN SAS:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KUAN SAS., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a KUAN SAS., en su condición de Responsable del Tratamiento; salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.
• Ser informado por KUAN SAS., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Las demás que señalen la normatividad vigente.
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe contener, como mínimo, la siguiente información:
• El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
• Los documentos que acreditan la identidad o la representación de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso de proporcionar otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. La supresión de la información implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por KUAN SAS.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice las actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, aduaneras, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
• Los datos que pertenezcan al “habeas data” por mora o reporte en la cartera hasta que se ponga al día con la obligación pendiente.
Consultas.
Si el titular de la información desea conocer qué tipo de información posee: KUAN SAS. Respecto a su persona, debe presentar la respectiva solicitud la cual deberá ser resuelta en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días. Siendo un máximo de quince (15) días para resolver la petición.
Reclamamos.
El Titular que considera que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a: KUAN SAS., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
• El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a KUAN SAS., al correo electrónico administracionkuan@grupomiranda.co, o la dirección Ak 45 No. 128 B -41 DE 201, con el asunto “reclamo habeas data”. Dicho escrito deberá contener:
• El nombre e identificación del Titular.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
•La dirección, y acompañando los documentos que considere relevantes.
• Si el reclamo resulta incompleto, KUAN SAS., solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PUBLICACIÓN Y VIGENCIA.
Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
La presente política rige a partir de 15 de julio del 2021, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes, colaboradores y/o proveedores se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información: Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.
KUAN SAS., NIT: 900.388.120-6
administracionkuan@grupomiranda.co
https://torremiranda.com/
KM 2,5 VÍA CENTRO CHIA -CAJICÁ/FRENTE HACIENDA FONTANAR.